Uma reunião é o encontro de duas ou mais pessoas com propósito de discutir algum tema ou realizar alguma atividade. É na reunião que todas as questões de um clube são planejadas, discutidas e organizadas, por isso, existem algumas regras essenciais recomendadas para o sucesso da reunião:

1. Informar aos participantes o dia, horário e local da reunião com antecedência;

2. Seguir o protocolo e possuir uma pauta pré-estabelecida (opcional a divulgação aos participantes), com todos os assuntos a serem tratados e oradores já denominados;

3. Possuir horários estabelecidos de início e término e prezar pelo cumprimento dos mesmos;

4. Sair da rotina, ou seja, inovar em alguns quesitos para que elas se tornem atrativas aos companheiros. Dicas: A disposição das cadeiras em forma de círculo proporciona uma melhor forma de discussão. Pode-se variar o local de reunião havendo uma pequena confraternização após ou em conjunto;

5. O presidente deve envolver cada associado na discussão dos assuntos, dando o estímulo e a oportunidade para todos darem suas opiniões;

6. Cada assunto deve ser discutido até ser totalmente resolvido, e somente depois, se inicia um novo assunto;

7. No final da reunião, fazer uma recapitulação de tudo que foi decidido;

8. Posteriormente à reunião, a comissão de frequência (ou algum diretor com função equivalente) deve entrar em contato com os associados que faltaram, perguntando os motivos da ausência e informando a eles tudo que aconteceu na reunião.

• Diretoria

De acordo com o Estatuto Padrão de LEO Clubes, as reuniões de diretoria devem ser realizadas pelo menos uma vez por mês e, na oportunidade em que acontece, deliberam entre os diretores (presidente, vice-presidente, secretário, tesoureiro e demais diretores convocados) as questões de suma importância ao clube ou questões de cunho polêmico/sigilo e, desse modo, requerem um tratamento diferenciado.

A reunião de diretoria é pré-determinada no calendário de reuniões, devendo ser informada para todos os associados. Todas as deliberações na pauta devem ser preparadas para serem apresentadas na reunião em assembleia subsequente. 

O presidente do clube pode, a qualquer momento, ou mediante pedido feito por escrito de qualquer integrante da diretoria, pode convocar uma reunião extraordinária de diretoria do clube. A presença do presidente ou do vice-presidente e de quaisquer três outros membros da diretoria será necessária para constituir um quórum em toda reunião de diretoria ordinária ou extraordinária do clube.

• Assembleia ordinária

As reuniões ordinárias em assembleia também são conhecidas como "reuniões de trabalho". As reuniões ordinárias zelam pelo cumprimento da agenda e servem para tratar de questões como secretaria, finanças, campanhas e eventos.

De acordo com o Estatuto Padrão de LEO Clubes, as reuniões ordinárias devem ocorrer, no mínimo, duas vezes por mês. Alguns clubes realizam estas reuniões quinzenalmente e outros, semanalmente, entretanto, a agenda de reuniões dependerá da política administrativa e da cultura do clube, podendo variar muito de um para outro. Vale, todavia, o dever de se respeitar a premissa de Lions Clubs International que determina o número mínimo de reuniões.

Entre suas principais características:

1. Discute-se a pauta da reunião de diretoria e outros assuntos que requeiram deliberação;

2. Todos os associados participam;

3. Votam apenas os associados em pleno gozo de seus direitos;

4. São pré-definidos o local e o horário das próximas reuniões.

• Assembleia extraordinária

Assembleia extraordinária, como o próprio nome já sugere, é aquela que não tem periodicidade pré-determinada ou definida. Ela é realizada quando o LEO Clube se depara com situações atípicas em que as decisões devem ser tomadas em caráter de urgência. Nela, todo e qualquer assunto pode ser tratado, inclusive os que já foram objeto de pauta nas reuniões ordinárias. Sua convocação é feita sempre que haja necessidade. O presidente do clube pode, a qualquer momento, ou mediante pedido feito por escrito de pelo menos 10 associados em dia com as suas obrigações, convocar uma reunião extraordinária do clube. 

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Entre suas principais características:

1. Realizada para definir algo que não fora previsto anteriormente;

2. Todos os associados participam;

3. Tem-se urgência nas decisões;

4. Não está prevista no calendário de reuniões;

5. Sua convocação pode ser por escrito ou oralmente, desde que a todos associados.

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• Festiva
   

A reunião festiva consiste num encontro mais voltado a descontração e confraternização dos membros do clube, não precisando, necessariamente, que se siga um protocolo - embora seja recomendado. Trata-se de uma confraternização em que se comemorarão os aniversários dos associados de cada mês, recebimento de um troféu ou condecoração importante (por exemplo, o “LEO do Ano” ou “Excelência LEO”); ou qualquer outro motivo. Os clubes devem e podem aproveitar feriados, aniversários de associados ou mesmo o final de uma campanha para realizar uma reunião festiva. Elas são importantes, pois aproximam e integram os associados.

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Entre suas principais características:

1. Os associados determinam onde será a festiva: em uma residência, na fazenda, num clube, na sede, etc;

2. O caráter de festa pode ser na realização de um camping (acampamento), almoço, jantar, churrasco, coquetel, etc.

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• Solene
   

Assembleia solene é a cerimônia em que se reúnem os associados de um clube (ou mais) com o intuito de festejar socialmente uma posse de novos associados ou nova diretoria, fundação de um novo clube, premiação de um associado ou ainda a abertura oficial de uma conferência ou reunião distrital. Em geral, é uma solenidade que ocorre à noite devido ao seu caráter mais formal, por isso, recomenda-se o uso do uniforme social do clube, ou na ausência dele, um traje social.

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Após o decorrer da reunião (que utiliza o protocolo de reunião de trabalho, mas de forma mais refinada e que recorra ao objetivo principal da realização da solenidade), cabe servir um jantar ou coquetel aos presentes como forma de agradecimento e cortesia por parte do clube anfitrião.

Um dos itens mais importante da preparação de uma reunião é o protocolo. Seu objetivo é organizar, planejar, ordenar eventos, minimizando os erros, falhas, embaraços, imprevistos, gafes e a necessidade de improvisos. Saiba mais: clique aqui!

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Referências

• BARROS, Mallu Mendonça de. LEO Clube: Ao Alcance das Mãos. 1ª. ed. Goiânia/GO: [s.n.], 2008. 97 p.

• IOP, Deise. Manual de Protocolo. 3ª. ed. [S.l.: s.n.], 2016. 49 p.