Pauta
Em algum momento da sua trajetória, você deve ter sido convidado para uma reunião e saiu com a impressão: “O que eu estou fazendo aqui?”, como se seu conhecimento ou habilidade não fosse útil para aquele determinado momento. Outro caso muito comum é quando uma reunião termina com esta decisão: “Vamos marcar uma próxima reunião, para discutir melhor o assunto”, uma vez que a discussão perdeu completamente o foco ou não houve informações necessárias para tomada de decisão. Estas falhas, muitas vezes, são evitadas com uma pauta de reunião bem elaborada e, neste ponto, exige-se um pouco mais de metodologia.
Para efeitos de compreensão, a pauta de reunião pode ser definida como uma relação de assuntos (check-list) para deliberação de uma reunião. Sendo originária do latim "pactus", raiz da palavra pacto, descreve assim, algo que deve ser estabelecido, ou seja, fixo. Nela, estarão descritos todos os assuntos a serem abordados, de modo sequencial, com o intuito em evitar atrasos, falas repetidas e assuntos desnecessários.
Barros e Severino (2006, p. 38) ressaltam que além de determinar a ordem dos tópicos que deverão ser apresentados aos demais associados, ter uma pauta previamente organizada evita uma reunião sem controle pela falta de preparo do dirigente que a presidirá.
Por se tratar de um documento que deve ser elaborado anteriormente à reunião, a pauta permite que todos os associados possam reunir as informações necessárias e abordar com eficiência o assunto. Dessa maneira, transforma-se a reunião em uma conversa produtiva e objetiva, sem assuntos redundantes e paralelos.
Nossos editores do Mundo LEO listaram 5 passos valiosos para organizar a pauta de uma reunião, visando auxiliar os presidentes:
#1 - Listar
Invista um pouco do seu tempo refletindo exatamente sobre o que vai colocar neste documento. Isso permite evitar esquecer alguns dos objetivos da reunião. Faça uma lista com todos os tópicos a serem tratados e o tempo de discussão de cada um deles. Lembre-se: os tópicos escolhidos devem ser pertinentes ao bom andamento do clube. Se um simples e-mail resolver o problema do tópico em questão, não o inclua na pauta.
#2 - Organizar
Organize os tópicos de acordo com o tempo e relevância. Prefira incluir os assuntos por ordem de relevância de impacto, garantindo assim, em caso de atraso, que os menos relevantes fiquem para um momento futuro oportuno.
#3 - Matriz de responsabilidade
Defina bem os papeis e responsabilidades de cada participante presente na reunião, designando previamente o associado que será responsável pela Invocação a Deus, Instrução, Oração pelo Brasil etc.
#4 - Necessidades
Caso precise de informações adicionais e/ou específicas de um associado, comissão ou projeto, não hesite em solicitar na pauta. Evite que sua reunião fique inconsistente por que "você não avisou"!
#5 - Convocação
Envie com antecedência a convocação da reunião e, de preferência, divulgue a pauta antecipadamente. Sugere-se o mínimo de dois dias, para que os associados tenham tempo para se preparar. Não se esqueça das informações objetivas e relevantes como o horário de início e prévia do término, local da reunião etc.
Referências
⚠️ Para visualizar todas as referências bibliográficas deste conteúdo, clique aqui. A reprodução de qualquer texto, documento e/ou imagem deste site é autorizada mediante a citação da fonte: Mundo LEO. Este conteúdo foi escrito por Vitor Sanches de Souza e revisado em julho de 2022.