Pauta

Qual a importância da pauta em uma reunião?

Pauta de reunião

Você já deve ter sido chamado para uma reunião, e saiu com a impressão: “O que eu estou fazendo aqui?”, como se em nada seu conhecimento ou habilidade fosse útil para aquele determinado momento! Outro caso muito comum é quando uma reunião termina com esta decisão: “Vamos marcar uma próxima reunião, para discutir melhor o assunto!”. Normalmente a discussão perdeu completamente o foco, ou não havia as informações necessárias para tomada de decisão!

 

Estas falhas, muitas vezes, são evitadas com uma pauta de reunião bem elaborada. Claro que ela também deve ser seguida durante o encontro, de acordo com o que foi planejada, e aí exige um pouco mais de metodologia.

Desse modo, podemos definir pauta como o nome que se dá à lista ou relação de assuntos para deliberação de uma reunião. Sendo originária do latim "pactus", raiz também da palavra pacto, descrevendo assim, algo que deve ser estabelecido, ou seja, fixo.

 

Em outras palavras, a pauta é o cronograma dos tópicos a serem discutidos durante a reunião e que orienta o associado que presidirá a reunião (Presidente do LEO Clube, do Distrito LEO, do Distrito Múltiplo LEO ou Coordenador do CILBRA). Nela, estarão descritos todos os assuntos a serem deliberados, de modo sequencial, e sobretudo, para que ele não se perca ao desenrolar dos assuntos. Além de determinar a ordem dos temas que deverão ser apresentados aos demais associados, evita que seja uma reunião sem controle pela falta de preparo do dirigente. 

 

A pauta deve ser elaborada anteriormente à reunião, com calma e concentração, pois requer que se entenda o que deverá ser levado à reunião, tal como a possibilidade de votação pelos associados. Invista um pouco do seu tempo refletindo exatamente sobre o que vai colocar neste documento. Isso permite evitar esquecer alguns dos objetivos.

Seguem 5 passos valiosos que não podem faltar em sua pauta de reunião e que vão acelerar os resultados do seu trabalho em equipe:

  • Passo #1 - Listar

Faça uma lista com todos os tópicos a serem tratados em reunião e o tempo de discussão de cada um deles. Lembre-se: os tópicos escolhidos devem ser pertinentes ao bom andamento da organização. Se um simples e-mail resolver o problema do tópico em questão, não o inclua na pauta.

  • Passo #2 - Organizar

Organize os tópicos de acordo com o tempo e relevância. Prefira incluir os assuntos por ordem de relevância de impacto, garantindo assim, em caso de atraso, que os menos relevantes fiquem para um momento futuro oportuno.​

  • Passo #3 - Matriz designada de responsabilidade

Defina bem os papeis e responsabilidades de cada participante presente na reunião, designando previamente o associado que será responsável pela Invocação a Deus, Instrução LEOística, etc.

  • Passo #4 - Necessidades

 

Caso precise de informações adicionais e/ou específicas de um associado, comissão ou projeto, não hesite em solicitar na pauta! Evite que sua reunião fique inconsistente por que "você não avisou"!

  • Passo #5 - Aviso

Envie com antecedência a convocação da reunião, e caso queira, divulgue a pauta com antecedência. Sugere-se o mínimo de dois dias úteis, para que os associados tenham tempo de se preparar. Não se esqueça das informações objetivas e relevantes como o horário de início e prévia do término, local da reunião, etc.

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Referências

  • BARROS, Mallu Mendonça de; SEVERINO, Carlos Henrique Lima (Org.). Cartilha de LEO Clubes do Brasil. 1ª. ed. Bragança/PA: [s.n.], 2006. 75 p.

  • FIORAVANTE, Caroline. Como fazer uma pauta de reunião em 6 passos. Disponível em: <http://reuniaoempauta.com/como-fazer-uma-excelente-pauta>. Acesso em: 20 nov. 2017.

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