Conceito de reunião
Conforme o dicionário Michaelis, reunião pode ser definida como o "encontro de pessoas, a fim de tratar de determinados assuntos". Em outras palavras, reunião é o encontro de duas ou mais pessoas com propósito de discutir algum tema ou realizar alguma atividade. É nela que todas as questões de um clube são planejadas, discutidas e organizadas.
Com o intuito em auxiliar no sucesso de uma reunião, nossos editores do Mundo LEO prepararam 8 dicas essenciais:
#1 - Informar aos participantes o dia, horário e local da reunião com antecedência;
#2 - Seguir o protocolo e possuir uma pauta pré-estabelecida, com todos os assuntos a serem tratados e oradores já denominados (opcional a divulgação aos participantes);
#3 - Possuir horários estabelecidos de início e término e prezar pelo vosso cumprimento;
#4 - Sair da rotina, ou seja, inovar em alguns quesitos para que elas se tornem atrativas aos companheiros (por exemplo, a disposição das cadeiras em forma de círculo proporciona uma melhor forma de discussão, ou então, pode-se variar o local de reunião havendo uma pequena confraternização após ou em conjunto);
#5 - O presidente deve envolver cada associado na discussão dos assuntos, dando o estímulo e a oportunidade para todos darem suas opiniões;
#6 - Cada assunto deve ser discutido até ser totalmente resolvido e, somente depois, inicia-se um novo assunto;
#7 - No final da reunião, fazer uma recapitulação de tudo o que foi decidido;
#8 - Posteriormente à reunião, a comissão de frequência (ou algum diretor com função equivalente) deve entrar em contato com os associados que faltaram, perguntando os motivos da ausência e informando a eles tudo que aconteceu na reunião.
Formato
Em linhas gerais, as reuniões de trabalho são classificadas em 2 formatos: ordinária e extraordinária.
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Ordinária
As reuniões ordinárias são aquelas habituais, que tendem a acontecer frequentemente. Esta categoria de reunião já é prevista no calendário do clube e zela pelo cumprimento da agenda, desde os expedientes de secretaria e tesouraria, assim como o planejamento de futuras atividades.
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Extraordinária
As reuniões extraordinárias são aquelas que fogem da rotina, normalmente utilizadas para o debate de temas urgentes, que não podem esperar pela próxima reunião ordinária. Nessas reuniões, o foco é específico na matéria que motivou a convocação. O presidente do clube pode, a qualquer momento, ou mediante pedido feito pelos associados, convocar uma reunião extraordinária.
Segundo o Estatuto Padrão de LEO Clube, (2022, p. 16), o presidente do clube pode, a qualquer momento, ou mediante pedido feito por escrito de pelo menos 10 associados em dia com as suas obrigações, convocar uma reunião extraordinária do clube. Caso esta reunião seja voltada apenas para membros da diretoria, o presidente pode convocar ou mediante pedido de qualquer membro da diretoria.
Categorias
Além dos formatos, as reuniões também podem ser classificadas em 4 categorias usuais de acordo com sua finalidade: assembleia, diretoria, festiva e solene.
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Assembleia
Também conhecidas como reuniões gerais, as assembleias são reuniões que reúnem todos os associados do clube. Elas podem ser realizadas no formato ordinário ou extraordinário.
De acordo com o Estatuto Padrão de LEO Clube (2022, p. 16), as reuniões ordinárias devem ocorrer, no mínimo, duas vezes por mês. Alguns clubes realizam estas reuniões quinzenalmente e outros, semanalmente, entretanto, a agenda de reuniões dependerá da política administrativa e da cultura do clube, podendo variar muito de um clube para outro. Vale, todavia, o dever de se respeitar a premissa de Lions Clubs International que determina o número mínimo de reuniões.
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Diretoria
As reuniões de diretoria, também nomeadas como administrativas, são reuniões voltadas ao trabalho exclusivo dos dirigentes do clube (presidente, vice-presidente, secretário, tesoureiro e demais dirigentes convocados) e, na oportunidade em que acontecem, deliberam as questões de suma importância ao clube ou questões de cunho polêmico/sigiloso que, por sua vez, requerem um tratamento diferenciado. As reuniões de diretoria podem ser realizadas no formato ordinário ou extraordinário.
De acordo com o Estatuto Padrão de LEO Clube, (2022, p. 16), a convocação deve ser verbalmente ou por escrito a todos os associados em pleno gozo de seus direitos e, por isso, todos os associados nesta qualificação tem o direito a assistir qualquer reunião de diretoria, não podendo se manifestar ou somente mediante a autorização da diretoria. Nesta questão, o que prevalece é o bom senso de todos os associados, tendo em vista que, como já informado, as reuniões de diretoria podem tratar assuntos de cunho polêmico que, para manter a ordem no clube, não deveriam ser tratados diretamente em uma reunião geral.
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Festiva
As assembleias festivas, como indicado pelo próprio nome, consiste em uma festividade, voltada para a descontração e confraternização dos associados e demais convidados. Embora não seja recomendado, neste tipo de reunião, pode-se dispensar o uso do protocolo.
Em suma, nesta festividade, podem-se comemorar os aniversariantes do mês, o recebimento de uma premiação ou realizar uma simples confraternização. Tendo em vista seu estilo descontraído, os clubes podem aproveitar feriados, datas comemorativas, aniversários de associados ou mesmo o final de uma atividade para realizar uma reunião festiva. Elas são importantes, pois aproximam e integram os associados.
Entre suas principais características, destaca-se o local de realização e seu estilo: os associados determinam o melhor local, seja em uma residência acompanhada de almoço ou jantar, em uma chácara no estilo de acampamento com piscina, na sede do clube acompanhada de um coquetel etc.
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Solene
A assembleia solene, de acordo com o dicionário Michaelis, consiste em uma cerimônia "que revela importância ou seriedade" e "tem aparência respeitosa ou nobre". Esta reunião tem o intuito de celebrar socialmente algum marco importante, como por exemplo, posse de novos associados ou nova diretoria, fundação de um novo clube, recebimento de uma premiação importante etc.
O protocolo, neste tipo de reunião, é mais refinado e geralmente, recomenda-se o uso de um traje social aos participantes.
Saiba mais
Um dos itens mais importante da preparação de uma reunião é o protocolo. Seu objetivo é organizar, planejar, ordenar eventos e reuniões, minimizando os erros, falhas, embaraços, imprevistos, gafes e a necessidade de improvisos.
✔️ Para visualizar os detalhes sobre o protocolo e cerimonial, assim como os principais modelos de roteiros para os diversos tipos de reunião, acesse a seção de protocolo neste site.
Referências
⚠️ Para visualizar todas as referências bibliográficas deste conteúdo, clique aqui. A reprodução de qualquer texto, documento e/ou imagem deste site é autorizada mediante a citação da fonte: Mundo LEO. Este conteúdo foi escrito por Vitor Sanches de Souza e revisado em out. de 2022.