Todos os eventos, sejam eles de Lions ou LEO Clubes, necessitam de um roteiro (script) para que a programação previamente definida seja realizada corretamente. Este roteiro compõe o cerimonial e o protocolo. Ambas as partes são responsáveis, junto com os demais elementos, pelo sucesso do evento. Dessa maneira, é preciso compreender alguns conceitos, definidos por diversos autores:

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• Cerimonial: conjunto de formalidades específicas dispostas numa sequência a serem seguidas em eventos públicos ou particulares, festivos ou solenes. É a ordem de acontecimentos que resultam em um evento com critérios.

• Protocolo: conjunto de normas a serem seguidas durante a condução das reuniões, referente à precedência, posicionamento e conduta de seus participantes. Ele fornece aos participantes prerrogativas e privilégios referentes a seus cargos e poderes.

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De acordo com Belda (2020a, p. 13), em suma, protocolo é o ramo responsável por estipular as normas e regras que deverão ser seguidas na organização do evento, enquanto o cerimonial se encarrega de aplicá-las adequadamente, na sequência correta. Ele ressalta, ainda, que cerimonial não se trata da organização do evento propriamente dito, mas sim, da sequência lógica de momentos do evento.

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Ao organizar corretamente um evento ou uma reunião, deve-se observar às normas e regras de boa conduta, cortesia e hierarquia que regem a convivência dentro do movimento, desde a posição das bandeiras e a composição da mesa de dirigentes, até a postura dos associados em determinadas situações, como a execução de um hino. O objetivo é organizar, planejar, ordenar eventos e reuniões, minimizando os erros, falhas, embaraços, imprevistos, gafes e a necessidade de improvisos.

 

O protocolo preza muito a objetividade e, por isso, utilizá-lo retrata a igualdade e o respeito entre todos os participantes, ora associados ora convidados. ​Além disso, ele proporciona a acolhida a todos os presentes, não apenas durante a saudação do Diretor Social, mas também, desde o momento em que o participante entra no evento.​